Każdy właściciel firmy przynajmniej raz staje przed koniecznością odpowiedzi na pytanie – jak wybrać odpowiednie biuro dla mojej firmy? Wskazujemy pięć kwestii, które trzeba rozważyć przed wyborem lokalu na wynajem.

– Przestrzeń coworkingowa to dobre rozwiązanie na start. Korzystają z niej np. startupy działające w naszych inkubatorach przedsiębiorczości, gdyż umożliwia im ona pracę w otoczeniu innych przedsiębiorców, wymianę kontaktów i ograniczenie początkowych kosztów – komentuje Michał Kowalski.

Z przestrzeni typu open space korzystają z kolei najczęściej firmy zatrudniające kilkanaście czy kilkadziesiąt osób. Często łączy się ją z wydzielonymi gabinetami np. dla kadry menadżerskiej. W przypadku niektórych przedsiębiorstw sprawdzi się wynajem kilku połączonych ze sobą pokoi, w których pracują różne działy firmy.

– Wybór typu przestrzeni na wynajem powinien być podyktowany głównie ilością pracowników i strukturą organizacyjną firmy. Musi zapewnić im łatwą komunikację, ale jednocześnie pozwalać na skupienie – dodaje Michał Kowalski.

Kolejny ważny czynnik to lokalizacja lokalu biurowego do wynajęcia oraz sposób w jaki jest on skomunikowany z otoczeniem. Czynniki te mogą mieć kluczowe znaczenie szczególnie w przypadku firm, które zatrudniają dużą ilość pracowników.

– Konieczność długiego dojazdu np. na obrzeża miasta, czy nawet poza jego granice oraz brak możliwości dotarcia środkami komunikacji publicznej do biura może być czynnikiem zniechęcającym obecnych i potencjalnych pracowników, szczególnie na obecnym rynku pracownika. Warto też sprawdzić czy do biura prowadzą ścieżki rowerowe, a także czy jest wokół niego zapewniona odpowiednia ilość miejsc parkingowych. W przypadku tych ostatnich należy też zweryfikować, czy są zapewnione miejsca dla gości, osób z niepełnosprawnościami wiaty / stojaki na rowery. Z rozmów z naszymi klientami wiemy, że to bardzo ważne kwestie, które zagwarantowaliśmy w WPT – dodaje Michał Kowalski.

Oczywistą kwestią do rozważenia przy wynajmie biura jest jego cena. Trzeba jednak zwróci uwagę nie tylko na sam czynsz, ale na jego składowe i opłaty dodatkowe. Pamiętaj, by sprawdzić:

• Czy koszty eksploatacyjne obejmują koszty dostawy wody, ogrzewania, ochrony i ubezpieczenia budynku, a także opłaty za sprzątanie części wspólnych, podatki i opłaty lokalne?
• W jaki sposób rozliczana jest energia elektryczna?
• Jakie są warunki i opłaty związane z korzystaniem z Internetu?
• Jakie są koszty korzystania z sal szkoleniowych czy konferencyjnych?
• Na jakich warunkach cenowych możesz korzystać z miejsc parkingowych?

– Warto również dokładnie przyjrzeć się zapisom umowy regulującym okres najmu, warunki jej wypowiedzenia oraz kaucję. Istotne jest również to, czy wynajmujący zezwala na rejestrację działalność gospodarczej pod jego adresem – podpowiada Michał Kowalski.

Ważnym aspektem jest również skala zmian aranżacyjnych, których można dokonać w lokalu.

– Wynajmujący podchodzą do tego różnie. Czasem nie można dokonywać zmian w lokalu, a czasem, tak jak WPT, można uzyskać wsparcie w ich wykonaniu czy nawet zlecić nam ich zrealizowanie. Dzieje się tak zarówno w przypadku powierzchni biurowych, jak i specjalistycznych powierzchni laboratoryjnych, które również oferujemy na wynajem – komentuje Michał Kowalski.

Kolejnym ważnym czynnikiem, który warto rozważyć przed podpisaniem umowy najmu, jest otoczenie biura. Czy są wokół firmy, które będą mogły być potencjalnymi klientami lub partnerami przedsiębiorstwa? Czy w najbliższym otoczeniu są instytucje, które są potrzebne na co dzień twojej firmie? Wreszcie, czy w pobliżu biura znajdują się restauracje, sklepy, przedszkole czy hotel? Choć te aspekty mogą nie wydawać się priorytetowe jednak w codziennym funkcjonowaniu w biurze pracowników czy klientów firmy, z czasem mogą okazać się kluczowe.

Biura nie musimy wybierać w lokalizacji nastawionej jedynie na wynajem powierzchni.

– Instytucje otoczenia biznesu, takie jak WPT, proponują nie tylko powierzchnie na wynajem. Przedsiębiorcy u nas działający mogą korzystać z innych produktów i usług biznesowych, które oferujemy naszej społeczności. Są wśród nich np. pomoc w uzyskiwaniu dofinansowań, wsparcie w projektach badawczo-rozwojowych czy dostęp do laboratoriów i prototypowni. To zdecydowanie wartość dodatkowa, podnosząca atrakcyjność ofert wynajmu biur.